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Pourquoi une FAQ ou foire aux questions sur les assemblées générales dématérialisées et votes à distance ?

Parce que ce sont de nouveaux services et que c’est bien de vous apporter des réponses simples aux questions qui se posent sur la dématérialisation des AG et votes. Alors pour presque tout savoir sur nos solutions d’AG et votes en ligne, c’est ici.

Les questions que vous nous posez le plus sur les assemblées générales dématérialisées et les votes électroniques

Nous conseillons un maximum de 500 personnes pour une AG par visioconférence afin de préserver la qualité des échanges des participants lors de l’assemblée générale dématérialisée.
AGATHE peut accueillir jusqu’à 2000 personnes en simultané pour une retransmission de vos présentations et travaux, synchronisé a un espace de vote sécurisé en direct.
Un bureau de vote à distance peut être organisé à partir de 990 € HT. Les tarifs varient en fonction du nombre de participants et des options souhaitées par l’organisateur.
On peut organiser une assemblée générale virtuelle à partir de 1 950 € HT. Les tarifs varient en fonction du nombre de participants et des options souhaitées par l’organisateur : l’envoi et la gestion de convocations, gestion des inscriptions, des pouvoirs, typologie de visio … N’hésitez pas à contacter notre équipe commerciale pour obtenir un devis.
Chaque AG virtuelle ou bureau de vote électronique est accessible depuis un lien unique envoyé par mail à chaque participant selon le fichier fourni par l’organisateur.
Lorsque le membre ou l’adhérent se connecte, il saisit 2 clés d’authentification comme l’exige la CNIL.
En fonction du niveau de sécurité et d’authentification souhaité par le client, nous pouvons également mettre en place une authentification avec l’envoi d’un code secret par SMS.
L’ensemble des processus d’authentification a été audité et validé par un cabinet d’avocats indépendant.
Une participation (vote ou pouvoir) sur AGATHE est réputée irrévocable : lorsqu’un adhérent valide son choix l’enregistrement en base de données sécurisée est immédiat.
AGATHE verrouille instantanément toute possibilité de modification de la participation. Il est donc techniquement impossible de modifier son choix ou de voter une deuxième fois.

Oui bien sûr AGATHE gère la délégation de pouvoir électronique : un adhérent ou membre qui veut donner son pouvoir se rend dans son espace personnel en ligne et dispose d’un onglet « pouvoir ». AGATHE propose différentes options que nous activons en fonction de vos statuts : pouvoir blanc, pouvoir nominatif à un autre membre, pouvoir au président, pouvoir à un membre d’une liste pré-chargée.
Une traçabilité totale de ces pouvoirs est assurée par AGATHE et vous sera remise en fin d’instance.

En fonction de vos statuts, le membre bénéficiaire d’un pouvoir pourra :

  • Voter une seule fois avec une pondération de son poids de vote égale au nombre de voix reçu
  • Voter autant de fois qu’il détient de pouvoirs

Pour organiser une assemblée générale dématérialisée, il faut surtout une bonne connexion internet 😉.

Pour une parfaite stabilité nous recommandons également d’utiliser Chrome comme navigateur.

La solution Agathe gère les collèges, autrement dit notre solution de vote à distance sait conditionner l’affichage d’une résolution selon le profil des votants.

Agathe est une solution technique : elle donne accès à l’administrateur, ou à tout autre assesseur désigné, à toutes les indications de quorum en temps réel.
Quand les membres se connectent, ils émargent de façon numérique. A la fin de l’instance, chaque organisateur télécharge sa feuille de présence en toute autonomie.

Vous vous posez d’autres questions

Notre équipe est là pour vous répondre et vous accompagner
pour toutes vos instances à distance, n’hésitez pas à nous appeler !

 

Ou posez-nous votre question via le formulaire ci-dessous, nous vous répondrons dans les meilleurs délais.

Les autres questions que vous pourriez vous poser sur les assemblées générales dématérialisées

Oui bien sur le cadre fixé par le RGPD s’applique au vote électronique.
AGATHE est une solution intégralement sécurisée qui garantit la sécurité et la confidentialité des données qui lui sont confiées. Nous vous remettrons notre politique de sécurité et de confidentialité des donnée sur simple demande email à contact@agathe-solution.fr
Le vote électronique peut être synchronisé à une visio conférence afin de se dérouler simultanément aux différentes présentations. Il s’agit là de vote en direct qui s’utilise à la façon d’un boitier de vote lorsqu’une Assemblée se déroule en présentiel.

L’ordonnance du 25 mars 2020 ainsi que les décrets suivants, assouplissent l’accès à la dématérialisation des Assemblées Générales.
Toutefois, le recours à ce mode de participation suppose de disposer de moyens techniques adéquats et satisfaire certaines conditions.

AGATHE répond à l’ensemble de ces moyens techniques :

  • permettre l’identification des membres de l’assemblée ;
  • garantir la participation effective des membres ;
  • permettre la retransmission continue et simultanée des débats et des délibérations.

Enfin, lorsque les règles qui régissent normalement l’assemblée prévoient l’établissement d’un procès-verbal, ce dernier doit mentionner le fait qu’il a été fait application de l’article 5 de l’ordonnance n° 2020-321 du 25 mars 2020 afin de permettre aux membres de l’assemblée de participer par voie de conférence téléphonique ou audiovisuelle.

Les mêmes conditions règlementaires de respect des moyens techniques (voir question précédente) s’appliquent.
Pour réussir votre Assemblée Générale digitale il convient également de disposer d’un très bon accès au réseau internet et de vous assurer que vos participants, dans leur majorité, sont bien équipés du matériel adéquat (ordinateur / tablette / smartphone et réseau internet).
Chaque Assemblée Générale digitale ou vote électronique organisé-e sur AGATHE dispose d’une zone documentaire sécurisée et dédiée à l’événement. Ainsi chaque participant rattaché à un événement accès librement à l’ensemble de la documentation lui permettant d’effectuer un vote éclairé.
Le dépouillement des votes enregistrés dans AGATHE est immédiat. A la fin de votre séance nous vous remettons instantanément une fiche de synthèse des résultats des votes que vous pourrez joindre à votre procès verbal.

Hors période de crise sanitaire, seuls vos statuts précisent le format du vote auquel vous pouvez recourir (urne, par correspondance, électronique…)

En vertu du Décret du 18 décembre 2020, il peut être recouru au vote électronique pour les assemblées générales même si une clause statutaire ne le prévoit pas expressément. Les autres conditions prévues par les textes en vigueur pour le vote électronique (telles que, par exemple, l’exigence d’un site Internet dédié) demeurent applicables.

Les 4 conseils pour réussir son assemblée générale dématérialisée ou son vote électronique.

  1. Respecter les délais de convocations à l’AG
  2. Respecter les règles de quorum et de majorité (sont réputés présents ceux qui participent et qui sont identifiés à la réunion...)
  3. Bien préciser les modalités de déroulement et de vote dans la convocation (numéro de référence téléphonique, lien vers l'application…)
  4. Garantir la participation des membres aux débats et leur droit de vote (possibilité d'intervenir, sincérité du scrutin...)

Les questions spécifiques des associations pour les assemblées générales dématérialisées générales dématérialisées

Les ordonnances prises en application de la loi d’urgence covid-19 ont permis aux responsables associatifs de reporter ou de modifier les modalités de tenue des réunions des instances associatives. L’assemblée générale de votre association peut être reportée dans les conditions définies par l’ordonnance soit une prorogation de 3 mois du délai pour approuver les comptes et/ou réunir l'Assemblée générale est accordée. Cette mesure a été prolongée jusqu’au 31 juillet 2021.
Il existe plusieurs outils numériques que vous pouvez utiliser pour bien gérer votre association ou fédération à distance comme Zoom, Google Meet, Klaxoon, Skype… en ce qui concerne l’organisation d’une assemblée générale, il est peut-être nécessaire de faire appel à des professionnels du vote en ligne comme Agathe Solution qui optimiseront la délivrabilité des invitations à l’AG, l’authentification des adhérents, la validation des votes…
Afin de sélectionner le bon outil, vous pouvez vous poser les questions suivantes : Quel est le coût de l'application, de l’outil ? Ses limites : nombre de participants maximum, durée maximale de l'appel/vidéo... ? Son accessibilité : obligation ou non de créer un compte, simplicité de prise en main... ? Sa flexibilité : possibilité de rejoindre la visioconférence par téléphone... ? Son support : est-ce que vos membres auront accès à un support s’ils se trouvent en difficulté pour se connecter ou pour voter.

Que ce soit à distance ou en présentiel, il faut respecter des étapes précises :
1ère étape : Convocation des participants à l'assemblée générale de l'association
2e étape : Signature de la feuille de présence
3e étape : Désignation du Président de séance
4e étape : Vérification du quorum de l'assemblée générale de l'association
5e étape : Lecture de l'ordre du jour de l'assemblée générale de l'association
6e étape : Lecture des rapports (moral, activité et financier) lors de l'assemblée générale de l'association
7e étape : Discussions entre les participants à l'assemblée générale de l'association
8e étape : Choix du mode de scrutin de l'assemblée générale de l'association
9e étape : Adoption des décisions par l'assemblée générale de l'association
10e étape : Rédaction du procès-verbal de l'assemblée générale de l'association

AGATHE solution est là pour vous accompagner dans la dématérialisation de ces étapes, n’hésitez pas à nous appeler.

Oui l’assemblée générale de votre association peut se tenir à distance selon l’ordonnance n° 2020-321 du 25 mars 2020 portant adaptation des règles de réunion et de délibération des assemblées pour faire face à l’épidémie de Covid-19. Le décret n° 2021-255 du 9 mars 2021 proroge la durée d’application de l’ordonnance n° 2020-321 du 25 mars 2020 jusqu’au 31 juillet 2021.

Oui, votre assemblée générale peut se dérouler en visioconférence selon les modalités prévues pour respecter les étapes légales et les règles de la CNIL. Dans ce cas, il est préférable d’être accompagné par un professionnel de l’assemblée générale dématérialisée comme AGATHE solution.

Pour être précis, les assemblées générales peuvent être organisées en visioconférence, en audioconférence ou tout autre moyen de communication permettant d’identifier sans doute possible chaque participant.

Il est possible de transmettre par mail à l’adresse indiquée par le membre, un document ou une information préalablement à la tenue d’une assemblée générale quand un membre en fait la demande et que la communication de ce document ou de cette information est prévue pour le déroulé de l’assemblée.
Les membres sont convoqués par tout moyen permettant d’assurer leur information effective de la date et de l’heure de l’assemblée, ainsi que des conditions dans lesquelles ils pourront exercer l’ensemble des droits attachés à leur qualité de membre. En règle générale dans un contexte dématérialisé, on envoie les convocations par mail. Ainsi, à partir de l'adresse email de votre interlocuteur, vous contrôlez le statut de sa convocation et envoyez-la de nouveau si besoin.

Voici les conditions à respecter pour organiser une assemblée générale à distance :

  • Permettre l'identification/ authentification des membres ;
  • Garantir la participation effective des membres ;
  • Permettre la retransmission simultanée et continue des débats et délibérations.
Oui les décisions peuvent être actées par vote électronique selon les modalités prévues pour respecter les étapes légales et les règles de la CNIL. Dans ce cas, il est préférable d’être accompagné par un professionnel de l’assemblée générale dématérialisée comme AGATHE solution.
Oui des documents peuvent être envoyés par mail en amont de l’AG en ligne, sous réserve que le membre indique dans sa demande l'adresse électronique à laquelle elle peut être faite.
Le PV de l’assemblée générale en ligne doit mentionner le recours aux dérogations prévues par les ordonnances (loi d'urgence sanitaire du 23 mars 2020, Ordonnance n°2020-321 du 25 mars 2020 de simplification des AG et du CA, Décret n°2020-418 du 10 avril 2020).

Qui sommes nous ?

La solution de dématérialisation AGATHE est développée par Majelice SAS, agence de marketing digitale experte en email marketing, située à LYON

  • Agence créée en 2013
  • Service de gestion de la dématérialisation des convocations AG / pouvoirs depuis 2014
  • Une expertise globale de la dématérialisation des Assemblées Générales
  • Process respectueux du Règlement Général pour la Protection des Données ainsi que de la règlementation des convocations électroniques
  • Données hébergées sur des serveurs sécurisés en France
  • Solution de vote intégralement certifiée par voie d'huissier de justice assermenté (juillet 2020)